ارتباط موثر یعنی فرایند تبادل ایده ها ؛ افکار ؛ دانش ؛ خواسته ها ؛ نیازها و اطلاعات به گونه ای که هدف و نیت به بهترین شکل ممکن برآورده گردد. به بیان ساده اینکه نظر پیام رساننده به بهترین شکل توسط گیرنده دریافت گردد.

در این ارتباط به طور کلی یک نفر یا گروه فرستنده و یک نفر یا گروه گیرنده درگیر هستند. صرف ارسال پیام کافی نیست و می بایست مطمئن شد هدف فرستنده به درستی منتقل می گردد.

در یک ارتباط موثر مشخصه هایی وجود دارد و اون شامل موارد ذیل می باشد:

• پیام واضح (ساده ؛ قابل فهم ؛ دارای چهارچوب درست و معنی دار)
• پیام صحیح (متمرکز و سالم و بدون اشکالات مفهومی)
• پیام کامل (مبنای تصمیم گیری باید دربرگیرنده کلیه اطلاعات مورد نیاز باشد)
• پیام دقیق (کوتاه و متمرکز بر هدف و خالی از داستان سرایی)
• قابل اطمینان بودن پیام (تحقیق شده؛ آزمایش شده و با منبع موثق)
• ملاحظات دریافت کننده (در نظر داشتن زبان ؛ فرهنگ ؛ سطح سواد و آگاهی و حتی موقعیت فرد دریافت کننده پیام)
• حسن نیت پیام دهنده (حاوی احترام ؛ فروتنی و خالی از تحقیر و تخریب)

در اینجا به ۷ توصیه جدی برای ایجاد یک رابطه موثر اشاره می گردد:

• شنونده فعال باش:

در یک ارتباط موثر شنیدن و مشاهده درست سیگنال های دریافتی درپاسخ به پیام ارسالی بسیار مهم حیاتی می باشد. و شنیدن فعال می توان اطمینان یافت پیام مشخصه های لازم برای موثر بودن رو دارا و دریافت کننده آمادگی لازم رو دارد

• به حرکات بدن و تن صدای طرف مقابل توجه کن:

برای ارتباط با دریافت کننده پیام از ابزار غیر کلامی استفاده نمایید. طبق تحقیقات پروفسور آلبرت محرابیان استاد دانشگاه UCLA ؛ تنها ۷٪ ارتباطات کلامی ؛ ۳۸٪ از طریق صدا و لحن سخن و ۵۵٪ زبان بدن می باشد. این در حالی است که اکثر افراد برای به کرسی نشاندن سخنانشون از ارتباط کلامی استفاده و ناموفق می شوند.

• برای رسیدن به آرامش استرس خود را کنترل نمایید:

استرس هرگز به موثر تر شدن یک ارتباط کمک نمی کند. فرد در حضور استرس نمی تواند پیام واضح؛ دقیق؛ کامل و حتی صحیحی به مخاطب خود ارسال نماید و در نتیجه ارتباط دچار ضربه می گردد.

• اگر نیاز به فکر داری توقف کن ؛ فکر کن و بعد ادامه بده:

چه کسی گفته که تو باید در یک زمان و اون هم بدترین زمان و بدترین شرایط پیام خودتو منتقل کنی؛ گاهی لازمه صبوری کنی ؛ سناریو رو بازنگری کنی و از نو بسازی.

• در بیان پیامت با اعتماد به نفس و قاطع باش:

اینکه قاطعیت در پیام رسانی و ایجاد ارتباط داشته باشی اصلاً به معنی بی احترامی ؛ بی ملاحظگی یا اصرار بیجا بر مواضع اشتباه نیست بلکه به عکس هرچه مطمئن تر باشی نیاز کمتری برای اصرار و توجیه نقطه نظران وجود داره.

• در بیان موضع خودت منافع طرف مقابل رو نیز در نظر داشته باش:

هیچ ارتباطی موثر و با نفوذ نمی شه مگر اینکه امنیت به دریافت کننده پیام داده شده باشد و این امنیت تنها وقتی بدست میاد که گیرنده هم منافع خود رو در این ارتباط محفوظ ببیند

• آگاه باش که نظر تو در نهایت نظر توست و آیه و واقعیت مطلق نیست:

انعطاف پذیری در ایجاد رابطه موثر جایگاه بسیار بالایی دارد. اینکه در نهایت انتخاب بر عهده دریافت کننده پیام باشد نه آنچه تو می خواهی حتماً رخ بدهد. برداشت ها و دریافت های ما آدمها از موضوعات متفاوت است و باید در برابر مقاومت دیگران منعطف و منطقی باشیم.

در نهایت بدونید که افراد تابع شرایط ؛ موقعیت ها؛ حال درونی ؛ ذهنیت ها ؛ باور ها و ارزشهای درونی و بسیاری از عوامل دیگر هستند و برقراری ارتباط موثر یعنی تلاش سالم و متعهدانه و در نهایت پذیرش آنچه دریافت کننده بهش اعتماد و اطمینان پیدا و بر اساس آن واکنش نشان می دهد.